FAQ

Das Angebot der easy­square Plattform mit seinen vielen Apps richtet sich an Immobilienverwalter. Ob Eigenbestand, Verwaltung für Dritte, Wohneigentumsverwaltung, Gewerbeimmobilien oder Apartments z. B. für Studenten: Die easy­square Plattform vernetzt mit eigenen Apps den Bewirtschafter sowohl mit seinen Dienstleistern, wie z. B. Handwerkern, als auch seinen Kunden, wie Interessenten, Käufern, Mietern oder Eigentümern. Dieses breite Portfolio und die Vernetzung machen easy­square einzigartig auf dem Markt und zu DEM technischen Partner der Immobilienwirtschaft.

Die Sicherheit und der Schutz Ihrer Daten stehen natürlich an oberster Stelle. Die easy­square Plattform wird als Lösung aus der Cloud im PROMOS Rechenzentrum betrieben. Der Unternehmenssitz und Serverstandort ist Deutschland. Dementsprechend unterliegt easy­square dem deutschen Datenschutzrecht, einem der strengsten weltweit. Unsere umfassenden Schutzmechanismen und Sicherheitsmaßnahmen werden von internen und externen Experten stetig geprüft.

Unsere Maxime: Wir gehen mit Ihren Daten ausschließlich zweckgebunden und vertrauensvoll um. Der einzige Zweck ist der bestmögliche und automatisierte Service für Sie.

Verbraucher können jederzeit über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten innerhalb der Apps Auskunft erhalten. Unter dem Menü-Punkt „Auskunft nach EU-DSGVO“ im Burger-Menü der Mieter-App können Nutzer das Dokumentenformat auswählen. Die Auskunft wird dem Nutzer dann entweder als PDF-Datei oder in maschinenlesbarer Form (CSV-Datei) zugeschickt.

Die mobilen Lösungen von easy­square funktionieren auf allen gängigen Endgeräten, d. h. neben der Nutzung in der WebApp stellen wir ebenso iOS- und Android-Apps zur Verfügung. Entsprechend der Vorgaben von Apple werden ausschließlich Geräte unterstützt, die TouchID und/oder FaceID verwenden. Das sind alle Geräte ab iPad Mini 3, ab iPad Air 2 und alle iPhones ab 5s.

Unsere drei easy­square Apps bieten einen ausgereiften Funktionsumfang, der die vollständige Digitalisierung des professionellen Immobilienmanagements unterstützt. Schnell und einfach. Kontaktieren Sie uns und legen Sie los!

Zum Kontakt

Die Apps können mit jedem ERP genutzt werden, selbstverständlich auch mit SAP^®. Um die Apps auf der easy­square Plattform optimal mit Ihrem SAP^® System zu verbinden, bieten wir easy­square workflow an, eine schlüsselfertige PlugIn-Lösung. Mit easy­square workflow lassen sich die gesamten Vorgänge und Aufgaben zwischen den Lösungen der Apps und Ihrem SAP^® System effektiv steuern und verwalten. Alle Workflows werden in einer einfachen und flexiblen Prozesslandschaft zusammengefasst.

Die App unterstützt alle gängigen Endgeräte für iOS, Android (verfügbar ab Mitte September). Die App kann über die WebApp auch auf dem Desktop verwendet werden. Wir empfehlen aufgrund der besseren Lesbarkeit und der Größe des Endgeräts die Nutzung auf einem Tablet.

Die App ist für eine SAP^®-Anbindung optimiert und die erforderlichen Stammdaten können in die App übertragen werden. Es empfiehlt sich die Nutzung von easy­square workflow, um die Formulare prozess- und nutzerbasiert zwischen SAP^® und der App zu versenden und später in SAP^® den Prozess weiter zu bearbeiten. Ein typisches Anwendungsbeispiel ist die Wohnungsabnahme, bei der die mobil erfassten Daten später in SAP^® weiterbearbeitet werden, wenn aus der Abnahme z. B. ein Instandhaltungsvorgang resultiert.

Der häufigste Anwendungsfall ist der Mieterwechsel mit der Abnahme und der Übergabe. Typisch in der Nutzung ist auch die Verkehrssicherung oder die Schadensmeldung, mit der Schäden ungeplant vor Ort über die Auswahl von Technischen Plätzen erfasst werden können. Weniger häufige Anwendungsfälle sind z. B. die Zeiterfassung von Hauswarttätigkeiten oder Schimmelbegehungen.

Die App ist für alle professionellen Anwender geeignet, die ihre Vermietung vollständig digitalisieren möchten. Bestehende Prozesse können komfortabel ohne Medienbrüche auf der Plattform durchgeführt werden. Typische Nutzer sind Vermieter, Hauswarte oder auch andere im Vermietungsprozess involvierte Mitarbeiter.

Die App ist vorrangig für die Nutzung in der WebApp entwickelt worden. Prozesse, die unterwegs erledigt werden müssen, wie z. B. Besichtigungen, werden für alle gängigen Endgeräte für iOS und Android unterstützt. Wir empfehlen aufgrund der besseren Lesbarkeit und der Größe des Endgeräts für die tägliche Arbeit die WebApp zu verwenden und für die mobilen Abläufe die Nutzung auf einem Tablet.

Die Vermieter-App ist für eine SAP^®-Anbindung optimiert und die erforderlichen Stammdaten können auf die Plattform übertragen werden. Es empfiehlt sich die Nutzung von easy­square workflow, um die Angebotsdaten im SAP^® System als Geschäftspartner und Mietvertrag anzulegen.

Mieter können über die App bestimmte Anträge wie eine Miethöhebescheinigung oder eine Genehmigung über die Haltung eines Tieres selbst anfordern und diese automatisch ohne manuelles Prüfen in der App erhalten. Durch die Breite an Informationen, die in der Mieter-App aus den eigenen Stammdaten ersichtlich sind, können außerdem Rückfragen vermieden werden.

Ja, die Mieter-App kann auf ein kundenindividuelles Design eingestellt werden (Co-Branding). Der Name der App, die Bezeichnungen der verschiedenen Bereiche, die Farben, das Hintergrundbild und die Icons sind variabel anpassbar.

Ja, Änderungen im SAP^® werden automatisch in der Mieter-App eingestellt. Bei der Meldungsbearbeitung wird etwa der Bearbeitungsfortschritt an die App zurückgemeldet, sodass die Mieter immer wissen, wie der Bearbeitungsstand ihres Anliegens ist.

Die Mieter-App wird standardmäßig für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung gestellt und ist auch über den Browser nutzbar.

Ja, die Mieter-App gibt es in anderen Sprachen. Die Mieter-App kann als englische Anwendung zur Verfügung gestellt werden oder einzelne Screens in der Mieter-App können per Knopfdruck in der deutschen Anwendung in verschiedene Sprachen ad hoc übersetzt werden.

Um sämtliche digitale Services der Mieter-App uneingeschränkt nutzen zu können, müssen sich Ihre Mieterinnen und Mieter vorab registrieren und anschließend mit einem individuellen Freischaltcode anmelden. Unser Onboarding-Prozess dient dem Schutz ihrer persönlichen Daten und ist mit wenigen Schritten schnell erledigt. Alle Informationen zum Onboarding finden Sie unter https://www.easy­square.de/onboarding/.

Bestimmte Dokumente sind in der Eigentümer-App ersichtlich. So können Eigentümer innerhalb der Funktion „Hausinfo“ Informationen zur WEG – wie Hausgeldvertrag, Teilungserklärung oder Gesamtabrechnungen – einsehen. Welche Dokumente in der Eigentümer-App angezeigt werden, wird bei einer Einführung der App in Ihrem Unternehmen festgelegt.

Die Meldungen aus der Eigentümer-App werden über easy­square workflow bearbeitet. Durch eine gezielte Verteilung der Aufgaben landen diese direkt bei der Person, die sie bearbeiten soll. Easy­square workflow leitet mit wenigen Klicks durch die zu erledigenden Schritte und erlaubt Weiterleitungen, das Erzeugen von Instandhaltungsmeldungen oder Korrespondenzen und vieles mehr – alles gebündelt in einem Prozess.

Ja, die Eigentümer-App kann auf ein kundenindividuelles Design eingestellt werden (Co-Branding). Der Name der App, die Bezeichnungen der verschiedenen Bereiche, Farben, Texte, Hintergrundbild sind variabel anpassbar.

Die Eigentümer-App wird standardmäßig für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung gestellt und ist auch über den Browser nutzbar.

Damit Sie sich diese Arbeit sparen, steht Ihnen in der Verwalter-App ein Stammdatenimport zur Verfügung. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Stammdaten über einen Upload direkt einzupflegen. Dazu laden Sie Ihre Excel-Datei einfach über den Stammdatenimport hoch und schon haben Sie alle Daten in der Verwalter-App.

Selbstverständlich. Die Formulare für Wohnungsabnahmen und -übergaben können nach Ihren Kriterien für Ihre Mitarbeiter unter Vorlagen hinterlegt werden. Sofern im Vorfeld Ihre Stammdaten bereits in der Verwalter-App hochgeladen wurden, werden per Klick alle notwendigen Daten zum Mietverhältnis in das Formular gezogen. Mit der rechtssicheren digitalen Unterschrift des Mieters kann das Formular noch vor Ort an den Mieter als E-Mail gesendet werden.

Bestimmte Funktionen sind auch in einem Offline-Modus nutzbar. Die Bearbeitung eines Formulars beispielsweise, welches bereits in Ihrem digitalen Schreibtisch abgelegt wurde, ist dann problemlos möglich. Der Versand an eine externe E-Mailadresse kann später erfolgen, sobald Sie wieder online sind.

Für den PDF-Druck Ihrer Formulare aus der Verwalter-App ist es ganz unkompliziert möglich, Ihr Logo sowie Ihre Fußzeile zu hinterlegen. Falls Sie aber ein umfangreiches Co-Branding wünschen, schauen Sie sich gern bei unseren Co-Branding-Apps um.

Sie können Angaben zu Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Ihrem Gewerk sowie Referenzen jederzeit an Ihrem Profil anpassen.